Los eventos híbridos, aquellos que se celebran a la vez de manera presencial, en un lugar físico, y de manera virtual, por Zoom, constituirán –sin duda– uno de los modelos preferidos de presentaciones de empresas, profesionales y marcas en la nueva fase de apertura que estamos empezando a vivir tras los momentos más cerrados de la pandemia.

El modelo de evento híbrido aporta una serie de ventajas frente al 100% online, que ya de por si es muy bueno, pero también eleva (y mucho) el nivel de complejidad técnica en términos de producción.

Si estás planificando tu siguiente evento virtual, como congresos, presentaciones, seminarios o formaciones, los siguientes 3 ejemplos te pueden ayudar a tener una idea más real de sus ventajas, de cómo pueden encajar en tu idea de un evento de estas características y también de sus exigencias técnicas de producción.

Son los siguientes:

1. Evento híbrido online sin público y con presentadores reunidos en una sala

En un evento 100% online (a través de Zoom, por ejemplo) los participantes, tanto panelistas como asistentes, normalmente se encuentran conectados, pero dispersos físicamente, ya que cada uno suele estar en su propia casa, en su lugar de trabajo o incluso en movilidad.

En este primer tipo de evento híbrido, por el contrario, los presentadores o panelistas se encuentran todos reunidos físicamente en una única sala, pero sin la presencia de público.

Los asistentes, el público, se conectan como siempre, desde sus dispositivos por Zoom allá donde se encuentren, y siguen el desarrollo de la sesión que está teniendo lugar desde un único punto, como una sala de reuniones o en un escenario vacío.
Este modelo de evento híbrido aporta la ventaja de transmitir tanto una idea de “vuelta a la normalidad” como de “profesionalidad” (especialmente si la decoración es cuidada, tiene fondos corporativos, cuenta con la presencia de logos, banderas u otros detalles físicos). Estos dos aspectos (normalidad y profesionalidad) le confieren una imagen y una atmósfera de mayor entidad que el de un evento online.

Desde el punto de vista técnico y de producción, comparado con un evento 100% online, este modelo añade la complejidad de la composición visual de la escena y de la realización de las tomas o encuadres de los ponentes para que se vean cercanos en los planos de sus intervenciones. Además, se deberá decidir cómo se van a compartir las presentaciones y el audio de los ponentes, para que sus intervenciones se puedan ver y escuchar sin problemas.

2. Evento híbrido online sin público y con diversas sedes conectadas

Como una variación del anterior, este modelo conecta diversas salas físicas (como pueden ser una sede de Barcelona y otra en Girona, por ejemplo) en la celebración de un único evento, que gana en relevancia gracias a la unión de sedes geográficamente separadas.
El público asistirá de forma remota a través de Zoom, como en cualquier evento 100% online, pero los ponentes estarán en salas especialmente destinadas a este propósito.

Si bien no se necesita contar con un estudio o set profesional para este tipo de actos (cualquier sala de reunión sirve), disponer de un lugar correctamente iluminado, decorado y pensado para la ocasión producirá una imagen más profesional de cara a los asistentes.

A nivel de producción de la parte online, se requerirá una buena coordinación desde el punto de vista de realización para tener correctamente configurada las salas a través de Zoom, con sus equipos y sistemas audiovisuales enlazados para crear una experiencia homogénea y consistentes de vídeo y audio de cara a los espectadores.

3. Evento híbrido online con público presencial y online a la vez

Este modelo añade al evento público asistente presencial, si las medidas de movilidad y reunión lo permiten. Esto implica, de manera directa, que el espacio en el que se va a desarrollar la sesión será considerablemente más grande, para dar cabida al público presencial.

Si en los anteriores modelos la distancia entre los ponentes y las cámaras o equipos no era un problema, aquí habrá que pensar dónde situar las cámaras o dispositivos y también cómo captar el vídeo, las presentaciones y el audio de los ponentes de la sala para inyectarla en la señal online.

Otro detalle relevante que se deberá considerar es la interacción del público online con los ponentes de la sala, en el caso de preguntas y respuestas por chat o por audio directo de los participantes online, por ejemplo.

De la misma forma, habrá que resolver cómo inyectar el audio de ambiente de la sala al mundo online en el caso de que el contenido incluya interacciones entre los panelistas y el público presencial, como sesiones de preguntas y respuestas, debates o coloquios.

Tu siguiente éxito en eventos virtuales

Como tantas veces habrás escuchado y seguirás oyendo, las sesiones de reuniones, videoconferencias y eventos online a través de Zoom y similares han venido para quedarse. Y así es.

La parte online en eventos es un aporte beneficioso con el que hay que contar a partir de ahora en la organización de la gran mayoría de actos públicos que nos vienen en el futuro. Nos tocará seguir con el online y mezclarlo con el presencial, sin duda.

Eso sí, la carga técnica que comporta no se resuelve con el conocimiento que otorga haber participado en diversas reuniones de Zoom. Estos actos deben estar necesariamente realizados por profesionales si se desea que sean todo un éxito.

Si estás considerando la posibilidad de realizar un evento híbrido, no te la juegues, no pongas en riesgo el prestigio de la marca frente a la posibilidad de realizar un evento que no sea profesional desde la fase de concepción hasta la de realización.

No estás sola o solo. Te puedo ayudar en todo el ciclo de desarrollo de tu evento, especialmente en la integración de la parte online con la presencial.

Contáctame llamando al +34 932 386 505, por WhatsApp al +34 687 044 744 o bien por email a info@community.es y empecemos a planificar con tiempo tu siguiente evento.

ENRIQUE SAN JUAN © 2021
DIRECTOR DE COMMUNITY INTERNET – THE SOCIAL MEDIA COMPANY Y DE LOS CURSOS DE WEBINARS, ZOOM, COMERCIALES DIGITALES Y DE ORATORIA DIGITAL
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Artículo publicado en la revista Gremi núm. 273