Les videoconferències i els webinars han saltat a la llum pública com l’instrument per a mantenir el contacte amb clients en moments difícils. En temps de pandèmia, confinament i distanciament social, són l’únic recurs segur per a continuar tenint reunions personals i de nogocios “com les d’abans”.

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Podríamos decir “reuniones virtuales”, pero la verdad es que son “muy reales”, en directo y además multimedia; es decir, permiten compartir vídeo, sonido, documentos, pruebas, dibujos y moderar la participación de los asistentes. Y es que en una reunión real, pasan todas estas cosas.

Utilizando plataformas de software, ordenadores, tabletas o móviles, más el empleo de redes informáticas o de datos, tanto las videoconferencias como los webinars permiten conectar personas dispersas en la geografía al momento, sin desplazamientos y con total seguridad.

Videoconferencias y webinars no son lo mismo

Y aunque se parecen, videoconferencias y webinars no son lo mismo. La mejor manera de entender su diferencia es imaginarnos entrando en una reunión presencial de trabajo. ¿Cómo sería la sala? Seguramente tendría una capacidad para cuatro o cinco personas (si es de tamaño normal), hasta 12 o 15, si se tratara de una sala de reuniones grande. Si hubiera mucha más gente en esa sala, entonces ya no estaríamos hablando de una reunión, sino de un evento.

Una reunión se suele desarrollar de acuerdo a una agenda u objetivos previamente marcados y la interacción e intervención de los asistentes es elevada, deseada y esperada. Éste suele se el objeto mismo de la reunión, que los asistentes participen activamente. Otra modalidad distinta es una clase, donde en una sala con una capacidad de hasta unas 30 a 50 plazas, aproximadamente, se reunen personas que atienden a un curso donde un profesor enseña una asignatura. En este caso, los alumnos permanecen sentados esuchando como el profesor desarrolla su materia e interactúan cuando éste lo solicita o permite.

En la clase, los alumnos pueden ver persentaciones o materiales didácticos que se proyectan en la sala, en una pantalla, o dibujos y esquemas que el profesor realiza en una pizarra.

Ahora, imaginémonos que vamos a dar una charla en una sala donde se han reunido unas 200 personas o más, provista de tarima o escenario y pantalla. El aspecto –muy diferente a los anteriores casos– es más propio del de un teatro o un auditorio, donde una persona se dirige a muchos y no existe interacción entre el ponente y la audiencia.

A no ser que el orador fuerce expresamente esta interacción, como por ejemplo que pida a la gente que “levanten la mano todos aquellos que hayan visto un vídeo de YouTube esta semana”, la audiencia permanece atenta pero pasiva. Ocasionalmente, en este tipo de sesiones, puede haber un turno de preguntas y respuestas al final o cuando lo indique el orador.

Lo mismo, pero en el mundo online

Acabamos de ver ejemplos presenciales, pero si todo se traslada al mundo online –y no en salas persenciales–, tendremos que tener en cuenta qué tipo de reunión deberíamos organizar para escoger la modalidad online adecuada para nuestros objetivos de negocio. Y es aquí cuando videoconferencias o reuniones virtuales y webinars toman caminos diferentes.

De forma genérica podemos determinar que si el modelo es de unos cuantos compartiendo una sesión donde se espera –o se desea– tener un nivel elevado de interacción por parte de los participantes, entonces estaremos frente a una videoconferencia o reunión virtual.

Si, por el contrario, se trata de un ponente (o varios) que tienen que desarrollar un tema frente a una audiencia numerosa pero fundamentalmente pasiva, entonces estaremos frente al modelo de webinar.

Funciones adaptadas a cada caso

¿Por qué es importante diferenciar entre uno y otro? Básicamente porque las plataformas disponen de versiones de sus productos adaptados para una u otra función, con características que están en unas y no en otras. Por ejemplo, plataformas como Logmein dispone de los productos GotoMeeting (reuniones) y GotoWebinar (webinars) y la ahora famosa plataforma Zoom dispone de la parte de reuniones y de webinars diferenciadas dentro de su panel de gestión.

En las de reuniones, por ejemplo, todos los participantes se pueden ver las caras. La imagen resultante es la ya clásica de pantallas divididas con las caras de cada uno de los asistentes desde sus lugares de conexión. En el caso de los webinars, no se ven las caras, ya que el objeto es que el ponente despliegue su presentación frente a una gran audiencia que –básicamente– no interactúa como en el caso de una reunión.

La manera de entregar el contenido

Otro de los aspectos que diferencian una reunión virtual o videoconferencia de un webinar es la manera de planear y entregar el contenido. En una reunión virtual o videoconferencia puede no existir una presentación tipo Power Point, ya que se trata básicamente de reunir a personas para que interactúen: Esto no quita que en un momento determinado, se enseñen y compartan documentos entre todos o se vea una web o un vídeo de YouTube. Dependiendo de las plataformas, incluso se puede llegar a compartir la visión del móvil de un asistente para el resto. Y todos se pueden ver las caras y participar de un chat común.

En el caso de un webinar, lo común es que la presentación se desarrolle alrededor de un contenido preparado previamente en la forma de un Power Point o similar y el vídeo que se ve es el del presentador cuando éste lo activa. Según la plataforma, el presentador podría activar el audio de algún asistente a voluntad o incluso el vídeo, pero no es lo normal.

Necesidad de dominar la tecnología

En esta nueva era digital que se ha inaugurado a escala planetaria, dominar estas técnicas, plataformas y funciones ya no es una opción. Es una necesidad. En el transcurso de nuestra actividad comercial o profesional tenemos que habituarnos a su uso y desarrollar la habilidad de activar una u otra opción de acuerdo a nuestras necesidades.

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ENRIQUE SAN JUAN © 2020
DIRECTOR DE COMMUNITY INTERNET – THE SOCIAL MEDIA COMPANY
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Artículo publicado en la revista Gremi núm. 269 1t 2020